Dlaczego warto szybko złożyć ZAW-FA — tanio i bezpiecznie wejść do KSeF

W związku z nadchodzącym obowiązkowym wdrożeniem KSeF dla wszystkich podatników (od 2026 r.) warto już dziś zadbać o prawidłową autoryzację w systemie. Dla wielu spółek - zwłaszcza spółek cywilnych lub z o.o., które nie posiadają własnej kwalifikowanej pieczęci elektronicznej - najlepszą drogą jest formularz ZAW-FA.

✅ Co daje ZAW-FA

• ZAW-FA pozwala upoważnić jedną osobę fizyczną - tzw. „administrator” — który w imieniu spółki będzie mógł się logować do KSeF (np. swoim Profilem Zaufanym lub inną formą uwierzytelnienia) oraz nadawać dalsze uprawnienia (np. dla biura rachunkowego, księgowej, pracowników).

• To rozwiązanie tańsze od zakupu pieczęci kwalifikowanej dla spółki - pieczęć to zwykle koszt rzędu 1 500–2 000 zł. Jeżeli nie planujecie intensywnie „podpisywać dokumentów w imieniu firmy”, ZAW-FA jest rozsądną alternatywą.

• Po nadaniu uprawnień, dalsza administracja dostępami jest już w pełni elektroniczna - nowy administrator może sam nadawać uprawnienia, usuwać je, zmieniać itd., bez konieczności kolejnych papierowych formularzy.
  

📄 Dla kogo ZAW-FA - kto powinien złożyć i podpisać formularz

Spółki, które nie mają własnej kwalifikowanej pieczęci - czyli w praktyce większość małych i średnich spółek (spółki z o.o., spółki cywilne, spółki jawne itd.).

Spółka z o.o.

• Formularz ZAW-FA składa spółka.

• Podpisują go osoby uprawnione do reprezentacji, zwykle prezes zarządu (jeżeli ma samodzielną reprezentację) lub cały zarząd - zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS.

Spółka cywilna

• Formularz składa spółka (czyli wszyscy wspólnicy łącznie),

• Najlepiej, aby podpisali się wszyscy, żeby żaden ze wspólników nie podważał nadania uprawnień w przyszłości.

  
  

⚠️ Na co zwrócić uwagę

• ZAW-FA upoważnia tylko jedną osobę fizyczną jako pierwszego administratora. Nie ma możliwości wskazania dwóch osób równorzędnych – inne osoby muszą dostać uprawnienia już później przez KSeF.

• Uprawnienia nadane przez ZAW-FA zaczynają działać dopiero po ich formalnej rejestracji przez urząd.

• Warto dobrze przemyśleć kto zostanie administratorem: np. prezes, wspólnik, osoba z biura rachunkowego. To ona będzie miała pełną kontrolę nad uprawnieniami.

• W przypadku spółek cywilnych - choć jeden podpis wystarczy, to lepiej zebrać podpisy wszystkich wspólników. Unikniecie późniejszych dyskusji, kto miał prawo nadawać uprawnienia.

• Zbliżające się obowiązkowe uruchomienie KSeF (od 2026 r.) oznacza, że lepiej mieć uporządkowaną autoryzację już dziś. Złożenie ZAW-FA to najtańsza i skuteczna i metoda dla spółek, bez konieczności kupowania kosztownej pieczęci. Daje możliwość nadania dostępu osobie, która się tym zajmie, oraz późniejszej bezproblemowej współpracy z biurem rachunkowym.