Krajowy System e-Faktur (KSeF) - co się zmienia?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna, udostępniona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Faktura przesłana do KSeF uzyskuje unikalny identyfikator i jest automatycznie dostępna zarówno dla nabywcy, jak i organów podatkowych.

Od kiedy obowiązuje? Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz harmonogramem Ministerstwa Finansów, KSeF będzie wprowadzany etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych przedsiębiorców (osiągających w 2024 r. sprzedaż powyżej 200 mln zł),

• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT,

• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów uznanych za cyfrowo wykluczone. Niezależnie od powyższego, od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.

Co należy zrobić?

Przedsiębiorcy powinni:

• dostosować swoje systemy księgowe i finansowe do wymagań KSeF,

• zapewnić pracownikom obsługującym faktury dostęp do systemu (autoryzacja w KSeF),

• wdrożyć procedury obiegu dokumentów zgodne z nowym modelem fakturowania,

• przetestować integrację z KSeF z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów operacyjnych po wejściu obowiązku.

• 
  

Korzyści z KSeF

Nowy system zapewnia m.in.:

• szybszy zwrot podatku VAT (40 dni zamiast 60),

• jednolite i bezpieczne przechowywanie faktur w systemie ministerialnym,

• ograniczenie ryzyka związanego z błędami i nadużyciami w obiegu dokumentów.

Pytania

Co jeśli pomylę się na fakturze? Co jeżeli wystawię fakturę na XYZ sp. z o.o. a nie na XYZ JDG? W KSeF wszystko "zostaje" w systemie - jedynym wyjściem jest poprawne korygowanie pomyłek. Kluczowe będą więc procedury w firmie: upewnianie się co do poprawności danych kontrahenta przed wystawieniem faktury, automatyczne sprawdzanie NIP w bazie VIES/Ministerstwa Finansów.

Podsumowując

Szykuje się prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Faktury papierowe lub w formie elektronicznej nadal pozostaną w użyciu, ale przestaną mieć wartość księgową. Osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur będą musiały uzyskać specjalne dostępy do narzędzia. Przedsiębiorcy muszą dodatkowo zadbać o podpis/pieczęć kwalifikowaną i za jej pomocą nadać specjalne tokeny do autoryzacji, niezbędne dla pracowników i biura rachunkowego. Należy też zauważyć, że w nadchodzącej rzeczywistości maleje do zera ryzyko zagubienia faktury. Czy to znaczy, że duplikaty wyginą tak samo jak dyskietki? Zobaczymy.